ระบบเอกสาร (Documents)

ระบบเอกสาร (Documents) ใน Odoo เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการเอกสารและไฟล์ต่างๆ ภายในองค์กรอย่างเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ ระบบนี้ช่วยให้การจัดเก็บ แบ่งปัน และค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างสะดวก รวมถึงรองรับการทำงานร่วมกันของทีมงานและการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร

คุณสมบัติของระบบ Documents ใน Odoo

การจัดเก็บเอกสาร:

ระบบสามารถจัดเก็บเอกสารต่างๆ ได้ในที่เดียว ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word, Excel, หรือรูปภาพ

การแบ่งปันเอกสาร:

ผู้ใช้สามารถแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงานหรือทีมงานได้ง่ายดาย โดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง เช่น การดูเท่านั้น หรือการแก้ไข ทำให้สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการเวิร์กโฟลว์ (Workflow Management):

ระบบสามารถตั้งค่าและจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เช่น การอนุมัติ การเซ็นชื่อ และการตรวจสอบเอกสาร ซึ่งช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีขั้นตอนที่ชัดเจน

การค้นหาและการจัดหมวดหมู่:

ระบบมีเครื่องมือค้นหาที่ทรงพลัง ทำให้สามารถค้นหาเอกสารตามคำสำคัญ ชื่อไฟล์ หรือหมวดหมู่ได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถจัดหมวดหมู่เอกสารตามประเภทหรือโปรเจ็กต์ได้

การรวมเข้ากับโมดูลอื่นๆ:

ระบบ Documents ใน Odoo สามารถรวมเข้ากับโมดูลอื่นๆ ได้ เช่น การขาย, การจัดซื้อ, และการบัญชี ทำให้สามารถจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการธุรกิจต่างๆ ได้อย่างครอบคลุม

การบันทึกการเปลี่ยนแปลงและการเวอร์ชัน:

ระบบสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเอกสาร รวมถึงการสร้างเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสาร ทำให้สามารถติดตามการแก้ไขและย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้

การสนับสนุนการทำงานร่วมกัน:

ผู้ใช้สามารถแสดงความคิดเห็นหรือหมายเหตุบนเอกสารได้ ทำให้การทำงานร่วมกันของทีมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง:

ระบบมีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่ง เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

คุณสมบัติของระบบ Documents ใน Odoo

การจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ:

ช่วยให้การจัดเก็บและจัดการเอกสารเป็นไปอย่างมีระเบียบและสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน:

การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันของทีมช่วยเพิ่มความสะดวกในการทำงานและการสื่อสาร

การปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ:

การรวมระบบเอกสารเข้ากับกระบวนการธุรกิจช่วยให้การจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่น

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล:

ระบบมีการควบคุมการเข้าถึงและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ทำให้มั่นใจว่าเอกสารสำคัญจะได้รับการปกป้อง

การสนับสนุนการทำงานแบบดิจิทัล:

ช่วยลดการใช้กระดาษและทำให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างทันสมัยและยั่งยืน